Flexime Technologies AB · Org.nr 556834-2983 · Senast uppdaterad / Last updated: 5 augusti 2026
Integritetspolicy för Flexime
Denna policy beskriver hur personuppgifter behandlas i Fleximes tjänst för tid- och närvarohantering, som tillhandahålls av Flexime Technologies AB ("Flexime") via mobilappen, webbplattformen på flexime.io, hårdvaruterminaler och filimport.
Ansvar
Ditt bemanningsföretag (din arbetsgivare) är personuppgiftsansvarig och bestämmer varför och hur dina uppgifter behandlas. Flexime är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna på arbetsgivarens uppdrag enligt ett dataskyddsavtal (DPA/PUB).
Flexime Technologies AB · Org.nr 556834-2983 · Årstaängsvägen 21 c, 117 60 Stockholm, Sverige · stefan@flexime.io
Vilka uppgifter behandlas?
- Identitet: namn, telefonnummer, e-post, adress och person-ID, som synkroniseras från bemanningssystemet.
- Anställnings- och löneuppgifter: t.ex. födelsedatum, yrkeskod, anställningsform och ersättningsnivå, som din arbetsgivare tillhandahåller via bemanningssystemet.
- Stämplingar (arbetstid): tidpunkt, riktning (in/ut/rast/frånvaro), frånvarotyp, arbetsplats/terminal, RFID-tagg-ID vid stämpling på fysisk terminal, samt eventuell kommentar och orderkod.
- Platsinformation (GPS): se avsnittet nedan.
- Inloggning: telefonnummer för att skicka en verifieringskod via SMS (mobilappen) och inloggningsuppgifter för webbplattformen.
- Teknisk information och kraschrapporter: appversion, enhetsmodell, operativsystem, namn och person-ID samt felmeddelanden samlas in för felsökning via vår leverantör Sentry (EU-region). I sällsynta fall kan en felrapport innehålla ungefärlig position.
- Webbadministration: för administratörer som använder webbplattformen loggas IP-adress och webbläsare (user-agent) för säkerhet och spårbarhet.
Vi lagrar inte personnummer och använder inte biometri. RFID-taggen identifierar ditt kort, inte dig biometriskt.
Platsinformation
Flexime-appen använder enhetens plats (GPS) för två ändamål:
- Vid in- och utstämpling: för att hitta närmaste arbetsplats och verifiera att du befinner dig på arbetsplatsen. Platsen behandlas endast lokalt på din enhet. Vi överför inte dina GPS-koordinater till våra servrar och de vidarebefordras inte till bemanningssystemet — endast själva stämplingen (tid, riktning, arbetsplats m.m.) skickas vidare. Vi spårar dig inte löpande och för ingen separat platshistorik.
- Valfria påminnelser (bakgrund): en valfri funktion som känner av när du kommer till eller lämnar en arbetsplats och påminner dig att stämpla in/ut (geofencing). När funktionen är på övervakas din plats i bakgrunden enbart för att upptäcka ankomst/avfärd på din enhet — påminnelserna visas lokalt. Funktionen är avstängd som standard, aktiveras av din arbetsgivare och av dig i appens inställningar, och kräver behörigheten "Tillåt alltid". Du kan stänga av den när som helst i inställningarna eller återkalla platsbehörigheten i telefonen. Vi använder aldrig platsdata för annonsering.
Rättslig grund
Behandlingen av arbetstid sker med stöd av arbetsgivarens berättigade intresse (GDPR art. 6.1 f) av att registrera arbetstid enligt lag. Den valfria platsbaserade påminnelsefunktionen bygger på ditt samtycke, som du lämnar genom att aktivera funktionen och bevilja platsbehörighet.
Mottagare och underbiträden
Dina stämplingar görs tillgängliga för din arbetsgivare och vidarebefordras till bemanningssystemet Intelliplan AB. Kundföretaget (din arbetsplats) kan attestera dina timmar. Vi anlitar underbiträden för drift: Google Cloud / Firebase (hosting, EU), Sentry (felövervakning, EU), GatewayAPI (SMS-verifieringskod), Google Maps (geokodning av arbetsplatsadresser) och Freshworks/Freshdesk (support). Dataskyddsavtal (DPA) finns med samtliga. Vi säljer inte dina uppgifter och delar dem inte i marknadsföringssyfte.
Var lagras uppgifterna?
Uppgifter lagras inom EU (Google Cloud, region i Norden), och kraschrapportering via Sentry sker i EU-region. Vissa leverantörstjänster kan innebära behandling utanför EU/EES; i så fall sker överföringen med lämpliga skyddsåtgärder såsom EU-kommissionens standardavtalsklausuler.
Hur länge sparas uppgifterna?
Personuppgifter behandlas endast så länge det behövs för tid- och närvarohantering och enligt din arbetsgivares instruktioner och gällande lag. Flexime fungerar som en mellanstation — arbetstider förs vidare till bemanningssystemet (Intelliplan), och personuppgifter uppdateras och gallras i takt med det. Anonymisering av avslutade konsulter sker i bemanningssystemet. Kraschdata hos Sentry sparas enligt Sentrys standardtid (ca 90 dagar).
Cookies och lokal lagring
Vi använder inga spårnings-, analys- eller annonscookies. Webbplattformen sparar din inloggningssession i din webbläsares lokala lagring (en token), inte i cookies. På webbplatsen flexime.io laddas en inbäddad Google-karta endast om du själv väljer att ladda den, varefter Google kan sätta egna cookies.
Dina rättigheter
Du har rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet och att invända mot behandling. Eftersom ditt bemanningsföretag är personuppgiftsansvarig utövas dessa rättigheter i första hand via dem; du kan även kontakta Flexime på stefan@flexime.io. Du kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy@imy.se.
Barn
Tjänsten riktar sig till yrkesverksamma och är inte avsedd för barn.
Ändringar
Vi kan uppdatera denna policy. Datumet överst visar när den senast ändrades.
Privacy Policy for Flexime
This policy explains how personal data is processed in Flexime's time and attendance service, provided by Flexime Technologies AB ("Flexime") through the mobile app, the web platform at flexime.io, hardware terminals and file imports.
Responsibility
Your staffing company (your employer) is the data controller and decides why and how your data is processed. Flexime is a data processor, processing the data on the employer's behalf under a data processing agreement (DPA).
Flexime Technologies AB · reg. no. 556834-2983 · Årstaängsvägen 21 c, 117 60 Stockholm, Sweden · stefan@flexime.io
What data we process
- Identity: name, phone number, email, address, and person ID, synced from the staffing system.
- Employment and pay data: e.g. date of birth, occupation code, employment type and pay rate, provided by your employer via the staffing system.
- Timestamps (work time): time, direction (in/out/break/absence), absence type, workplace/terminal, RFID tag ID when clocking on a physical terminal, and any comment and order code.
- Location (GPS): see the section below.
- Login: phone number to send a verification code by SMS (mobile app), and login credentials for the web platform.
- Technical and crash data: app version, device model, operating system, name and person ID, and error messages are collected for debugging via our provider Sentry (EU region). In rare cases an error report may include approximate location.
- Web administration: for administrators using the web platform, we log IP address and browser (user-agent) for security and audit.
We do not store national ID numbers and do not use biometrics. The RFID tag identifies your card, not you biometrically.
Location information
The Flexime app uses your device location (GPS) for two purposes:
- When clocking in and out: to find the nearest workplace and verify that you are at the workplace. Location is processed only locally on your device. We do not transmit your GPS coordinates to our servers, and they are not forwarded to the staffing system — only the timestamp itself (time, direction, workplace, etc.) is sent onward. We do not track you continuously and keep no separate location history.
- Optional reminders (background): an optional feature that detects when you arrive at or leave a workplace and reminds you to clock in/out (geofencing). When enabled, your location is monitored in the background solely to detect arrival/departure on your device — the reminders are shown locally. The feature is off by default, is enabled by your employer and by you in the app settings, and requires the "Allow all the time" permission. You can turn it off at any time in settings or revoke the location permission on your phone. We never use location data for advertising.
Legal basis
Processing of work time is based on the employer's legitimate interest (GDPR Art. 6(1)(f)) in recording work time as required by law. The optional location-based reminder feature is based on your consent, given by enabling the feature and granting location permission.
Recipients and sub-processors
Your timestamps are made available to your employer and forwarded to the staffing system Intelliplan AB. The customer company (your workplace) may approve your hours. We use sub-processors for operation: Google Cloud / Firebase (hosting, EU), Sentry (error monitoring, EU), GatewayAPI (SMS verification code), Google Maps (geocoding workplace addresses) and Freshworks/Freshdesk (support). Data processing agreements (DPAs) are in place with all of them. We do not sell your data or share it for marketing.
Where data is stored
Data is stored within the EU (Google Cloud, Nordic region), and crash reporting via Sentry uses an EU region. Some provider services may involve processing outside the EU/EEA; where that happens, the transfer is made with appropriate safeguards such as the European Commission's standard contractual clauses.
Retention
Personal data is processed only as long as needed for time and attendance management and in accordance with your employer's instructions and applicable law. Flexime acts as an intermediary — work times are forwarded to the staffing system (Intelliplan), and personal data is updated and cleared in step with it. Anonymisation of former consultants takes place in the staffing system. Crash data at Sentry is kept for Sentry's standard period (about 90 days).
Cookies and local storage
We do not use tracking, analytics, or advertising cookies. The web platform stores your login session in your browser's local storage (a token), not in cookies. On the flexime.io website, an embedded Google map loads only if you explicitly choose to load it, after which Google may set its own cookies.
Your rights
You have the right to access, rectification, erasure, restriction, data portability, and to object to processing. Because your staffing company is the data controller, these rights are exercised primarily through them; you may also contact Flexime at stefan@flexime.io. You may lodge a complaint with the Swedish Authority for Privacy Protection (IMY), imy@imy.se.
Children
The service is intended for working professionals and is not directed at children.
Changes
We may update this policy. The date at the top shows when it was last changed.